Odwołany lot – jak temu zaradzić?

Podróże

Sposób na lotniczego pecha„Witam, niestety nie dotrę dziś na spotkanie do państwa, przepraszam. Odwołano mi lot, a wszystkie miejsca na następne połączenia są już zajęte. Nie mam innych opcji” – to słowa, które można usłyszeć właściwie na wszystkich europejskich lotniskach i są niestety doskonale znane tym, którzy często podróżują służbowo.

Strajki pracowników linii lotniczych, awarie samolotów, niekorzystne warunki pogodowe – to najczęstsze przyczyny odwołania czy zmiany lotów, których nie da się przewidzieć. A czasami od danego spotkania zależy przyszłość naszej firmy. Czy da się temu zaradzić, albo chociaż zminimalizować skutki takich nagłych zmian?

Odwołany lot, to dopiero początek gehenny biznesowego klienta. Już po chwili od komunikatu o odwołanym locie, do stanowisk obsługi linii lotniczych ustawiają się gigantyczne kolejki niedoszłych pasażerów, by zwrócić lub przebukować bilet na inny termin. Problem polega na tym, że wszyscy chcą zrobić to samo, w tym samym momencie. – Kilka razy byłem w takiej sytuacji i za każdym przeklinałem w duszy na czym świat stoi. To strata czasu i nerwów, a perspektywa podpisania korzystnego kontraktu na drugim końcu Polski, oddalała się z każdą chwilą – wspomina Rafał Nowak, współwłaściciel firmy działającej w branży nowych technologii CMS Mirage. – Teraz już jednak wiem, jak nie popełnić tego błędu ponownie.

Faktycznie, jeśli dany bilet kupowaliśmy samodzielnie, przez stronę linii lotniczych, czy ogólnie dostępną wyszukiwarkę połączeń, zostajemy z problemem sami, bo nikt poza daną linią lotniczą nie ma dostępu do naszej rezerwacji i nie jest w stanie dokonać na niej żadnych zmian. W takich sytuacjach dalsza „walka” o realizację podróży jest tylko naszym udziałem. Sposobem, by wyeliminować, a przynajmniej mocno ograniczyć ryzyko nieudanej lotniczej podróży w interesach, jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanych agencji zajmujących się planowaniem i zarządzaniem służbowymi wyjazdami od A do Z. Istotą takiego rozwiązania jest to, że agencja pracuje zwykle na tych samych systemach rezerwacyjnych, co linie lotnicze, a zatem na wystawionym przez siebie bilecie może dokonać zmian lub zaproponować klientom alternatywne rozwiązania.

– Od ponad 10 lat działamy na rynku podróży biznesowych – mówi Justyna Kowalska, dyrektor biura Bissole Business Travel. – Praktycznie na co dzień mamy do czynienia z takimi awaryjnymi sytuacjami naszych klientów i wiemy doskonale, jak bardzo potrafi to pokrzyżować plany, dlatego zawsze staramy się jak najszybciej reagować i, w miarę możliwości, znaleźć dla klienta inne, najbardziej na daną chwile korzystne, rozwiązanie na kontynuowanie podróży. Help desk 24/7 to właśnie usługa najbardziej doceniana przez firmy, które obsługujemy. Klient, nad którym roztaczamy opiekę wie, że dzięki temu, że korzystamy ze specjalistycznego oprogramowania Amadeus, mamy wgląd w te same pliki, co linia lotnicza. Dlatego inni pasażerowie stoją w kolejce do stanowiska obsługi na lotnisku, a nasz klient w tym czasie wykonuje do nas telefon i ma już w ręku nowy bilet na alternatywne połączenie.

– Każdy w takiej sytuacji pyta o koszty obsługi – dodaje Aleksandra Palka z firmy Bissole – a te najczęściej stanowią jedynie niewielki procent od transakcji, zwykle kilkadziesiąt złotych w wypadku pojedynczego biletu. Znamy przypadki, kiedy dana firma w ramach „cięcia kosztów”, decyduje się na samodzielną rezerwację swoich podróży służbowych, aby uniknąć opłat transakcyjnych. Często pozostaje przy takim rozwiązaniu do pierwszego kryzysu, z którym nie może sobie poradzić i na którym w efekcie traci nie tylko pieniądze, ale i możliwość zawarcia ważnych kontraktów. Wówczas przekonuje się, że jednak warto ponieść te niewielkie koszty naszej obsługi, a mieć w zamian opiekę, doradztwo i pomoc w sytuacjach awaryjnych dwadzieścia cztery godziny na dobę, siedem dni w tygodniu.

Pytanie więc, czy koszt kilkudziesięciu złotych wart jest poniesienia, by ograniczyć ryzyko związane z nieudanym wyjazdem w interesach? Naszym zdaniem tak, ale każdy przedsiębiorca musi sam sobie odpowiedzieć na to pytanie. W każdym razie, gdy ma się tę wiedzę, wmawianie sobie, że „miałem pecha” nie bardzo ma już sens.